ProSales koulutus- ja kurssitoiminnan hallintaan

Yleistä

ProSales on asiakkuudenhallintaohjelma (CRM), joka on sovellettavissa erilaisiin liiketoimintaympäristöihin, kun liiketoiminta on yritysten välistä. Poikkeuksen muodostaa jäsenrekisterisovellus, jossa asiakkaina voi olla myös yksityishenkilöitä.

ProSales -ohjelma koulutustoiminnan hallinnassa

Koko koulutustoiminnan hallinta käsittää suuren joukon erilaisia toimia alkaen kurssien suunnittelusta päätyen kurssien pitoon, laskutukseen ja palautteiden analysointiin. Välissä on markkinointia, myyntiä, resurssien varaamista ja kurssiaikataulujen sommittelua. Tämä on sovellusalue, jossa ProSales ohjelman lähes kaikki ominaisuudet tulevat hyötykäyttöön.

Kurssihallintaprosessi

Kurssien suunnittelu ja aikatauluttaminen

Kurssien suunnittelu voi alkaa jo tarvekartoituksesta, jossa voidaan käyttää tapahtumahallinnan kysymys-vastaus -ominaisuutta. Kurssin suunnittelua varten voidaan avata projekti, johon voidaan liittää tehtävät aika- ja kustannuskirjauksineen, syntyvät dokumentit sekä erilaiset resurssit. Kurssiaikataulut ja kursseihin tarvittavien välineiden ja tilojen varaus voidaan tehdä ProSales -ohjelmassa suoraan tai siirtämällä toimintoja MS Projectiin. Ms Projectia käytettäessä aikataulu voidaan suunnitella projektiohjelman monipuolisia optimointi- esitystoimintoja hyväksikäyttäen. Kursseista voidaan laatia tulobudjetti, jonka täyttäminen alkaa ensimmäisistä ilmoittautumisista. Budjetin toteutumista voidaan seurata paitsi yksittäisen kurssin osalta, myös kurssikoosteittain tai esimerkiksi tietyn kouluttajan suhteen jne.

Kurssien valmistelu ja tuotteistaminen

Kurssien määrittämisessä ProSales:iin on kaksi tasoa, joista ylemmällä määritellään kurssin aihe, sisältö, tuotetunnus ja hinta. Kurssi on tuoterekisterin tuote, johon voidaan liittää kaikki kurssituotteeseen liittyvä suunnittelumateriaali ja dokumentaatio. Koska sama kurssi on usein tarjolla useamman kerran, jaetaan kurssit eriin, jolloin pitokerrat voidaan erottaa toisistaan. Kurssille voidaan määritellä myös lisätuotteita, kuten lounas ja yöpyminen. Aikataulu, kurssien kuvaukset ja muut tiedot voidaan saada näkyviin yrityksen omille Internet sivuille. Palautteet voidaan antaa myös internetin välityksellä.

Markkinointi ja myynti

Koulutuspalveluiden markkinoinnissa ja myynnissä voidaan käyttää kaikkia niitä myynninhallintaominaisuuksia, jotka ohjelma sisältää. ProSales -ohjelman monipuolinen sopimushallinta tarjoaa erinomaisen mahdollisuuden koulutussopimuksien myyntiin, jolloin asiakkaalle voidaan määritellä erilaisia hinnoittelumalleja. Sopimusten ylläpitoon ja seurantaan on myös monipuolista toiminnallisuutta.

ProSales -kurssinhallinta on suunniteltu tukemaan myös räätälöityjen kurssikokonaisuuksien myyntiä. Räätälöityjen kurssien tarjouskannasta toteutuvat kurssit voidaan suoraan siirtää tilauksina toteutettaviksi ilman tietojen uudelleen syöttöä. Tarjouksen teossa voidaan tietoja siirtää automaattisesti suoraan Wordilla luotuun tarjouspohjaan. Räätälöityjä kokonaisuuksia toimitettaessa tunti- ja kustannusseuranta voidaan hoitaa ProSales:n tehtävähallinnan avulla. Jos räätälöidyssä kurssiprojektissa on aikaperusteista veloitusta, niin tehtäviin käytetyt ajat saadaan halutessa siirtymään automaattisesti tilauksen myyntiriveiksi. Mekanismi toimii myös matka yms. kustannuksissa, joita usein muodostuu räätälöityjen koulutuskokonaisuuksien toimituksissa.

Ilmoittautuminen

Kurssi-ilmoittautumisten hallinnointi voidaan suorittaa yhdellä ainoalla ikkunalla, mikäli asiakastiedot ovat valmiina asiakasrekisterissä. Ikkunassa voidaan hakea asiakas, tarjolla olevat kurssit ja voimassaolevat hintasopimukset sekä suorittaa kurssipaikan varaus. Samassa ikkunassa nähdään varaustilanne ja muiden kurssille ilmoittautuneiden nimet. Heti ilmoittautumisen jälkeen voidaan asiakkaalle lähettää esim. sähköpostitse kurssivahvistus, johon automaattisesti kannasta siirtyy kaikki tarvittava kurssikohtainen tieto. Jos kurssin tiedot ja ilmoittautumispohjat ovat nähtävillä verkossa, asiakas voi tarkastella kurssitarjontaa omalla PC:llään ja ilmoittautua Internetissä haluamalleen kurssille. Kurssisihteeri kuitenkin aina tarkistaa ja hyväksyy ilmoittautumisen erillisessä Internet-tapahtumien käsittelyikkunassa ennen sen siirtämistä kantaan.

Kurssin pitäminen ja palautehallinta

ProSales sisältää valmiina useita kurssihallintaa tukevia raportteja: rinta/pöytä-kyltit, paikallaololistoja ja erilaisia vahvistuksia. Nämä tehdään Word-integraation avulla, jolloin tulosteet saadaan näyttämään juuri halutunlaisilta. Tulosteet voidaan kohdistaa suoraan tietyn henkilön sähköpostiin, jolloin esim. ilmoittautumisesta saadaan pikavahvistus heti matkaan. Kurssipalautteet voidaan kerätä täytettyinä paperilomakkeina tai Internetiä hyväksi käyttäen suoraan tietokantaan. Palautteiden analysoimiseen on ohjelmassa monipuoliset mahdollisuudet. Analyysia voidaan myös jatkaa siirtämällä tiedot käsiteltäviksi taulukkolaskentaan.

Laskutus

Laskuttaminen voidaan tehdä ProSalesin laskutustoiminnoilla tai siirtää ulkopuoliseen ohjelmaan suoraan ProSaleista (kysy yhteensopivat ohjelmistot).

Koulutus- ja kurssitoiminnan hallintaa tukevat ominaisuudet

Koulutusyrityksessä toimii henkilöitä hyvin erilaisissa tehtävissä ja rooleissa. On suunnittelijoita, myyjiä, kouluttajia, kurssisihteereitä, laskuttajia ja eri tason johtajia. Jokaiselle työntekijäryhmälle voidaan laatia omat ikoniohjatut näkymät, jotka tekevät käytön helpoksi myös satunnaisemmalle käyttäjälle. Kalenteri, siihen kiinteästi liittyvä tehtävähallinta, sekä suora yhdistäminen MS Office- ja sähköpostiohjelmaan tekevät päivittäisen työn helpoksi. Keskitetty tehtävien avaus ja siirto vähentävät turhia sähköpostiviestejä.

ProSales yritysjohdon apuvälineenä

Yritysjohdon suurimpia huolenaiheitahan ovat yrityksen tämän hetkinen kannattavuus, tulevaisuuden mahdollisuudet, sekä omien henkilöstöresurssien tehokas hyödyntäminen . ProSales tietokantaan karttuu jatkuvasti yrityksen johtamisen kannalta hyödyllistä tietoa, jota voidaan käyttää reaaliaikaiseen toiminnan seuraamiseen, tulevaisuuden ennustamiseen sekä suunnitteluun. Toteutunutta myyntiä voidaan jatkuvasti verrata tietokantaan laadittuun myyntibudjettiin. Taloushallinnon ohjelmaan liitettynä on mahdollista saada myös kustannukset huomioonottavia kannattavuuslaskelmia. Edelleen ProSales kannasta on mahdollista monipuolisin hauin saada toiminnan virtaviivaisuutta ja tehokkuutta kuvaavia raportteja. Raporteista voidaan päätellä, missä prosessin kohdassa on liikaa resursseja ja missä liian vähän. Laadun ylläpitämiseen voidaan asettaa mittareita, joita ProSalesin raportein voidaan seurata.