ProSales markkinoinnin suunnittelussa,...
ProSales myyntiprosessin hallinnassa
ProSales projektityön ohjaukseen
Prosales yhdistystoiminnan hallintaan
ProSales koulutus- ja kurssitoiminnassa
ProSales myynninohjauksessa
ProSales koulutustoiminnan hallinnassa
Osoitteet vanhenevat
ProSales projektiluonteisessa myynnissä
ProSales resurssienhallinnassa
Meillä on rekkarit kunnossa
Suoramarkkinointi
ProSales viestinnän hallinnassa
o Soveltaminen > ProSales projektiluonteisessa myynnissä

ProSales projektiluonteisessa myynnissä

- Yleistä
- Hyvä kauppa ja sen edellytykset
- Strateginen analyysi
- Myyntiprojektin operatiivinen hoitaminen
- ProSales:n mahdollisuudet myyntiprojektien hallinnassa
- Asiakasrekisteri
- Projekti
- Myyntiprojektin yhteyshenkilöt ja roolit
- Tehtävät, resurssit ja kalenteri
- Tuoterekisteri ja tarjouslaskenta
- Toimitettujen tuotteiden rekisteri
- Dokumenttien hallinta
- Hakutoiminnot ja raportointi
- Lopuksi

Yleistä

Investointituotteita myyvät yritykset pyrkivät jatkuviin ja kiinteisiin asiakassuhteisiin. Tämä onnistuu vain silloin, kun koko asiakasuhdeprosessi toimii moitteettomasti, jolloin sekä asiakas että myyjä kokevat jatkuvasti voittavansa suhteesta. Asiakassuhde prosessiin voidaan ajatella kuuluvan seuraavat vaiheet:

  • Markkinointi ja asiakkaiden hankinta
  • Myynti
  • Toimitus
  • Lisäarvopalvelujen markkinointi, myynti ja toimitus
  • Uutuustuotteiden markkinointi ja niistä tiedottaminen
  • Uusien tai täydentävien tuotteiden myynti

Asiakassuhde prosessissa kierretään kehää. Mitä paremmin ja laadukkaammin jokainen osa toimii, sen luottamuksellisemmat suhteet syntyvät ja sitä halvemmaksi myyminen ja ostaminen tulevat. Kun myyjä ja ostaja luottavat toisiinsa ja tuntevat toistensa prosessit, voidaan kaupankäynnin monet mutkat oikaista, koska molemmat haluavat myös toistensa parasta. Myynti on eräs osa tätä asiakassuhde kehää, jota käsittelemme tässä dokumentissa osana markkinoinnin, myynnin ja tuen automatisoinnin mahdollisuuksista.

Kalliiden investointituotteiden myynti, olkoon tuotteet sitten fyysisiä tuotteita tai palveluja, eroaa melkoisesti muusta tavanomaisesta myynnistä. Kaupankäynnille on ominaista:

  • Tuotteet ovat rahallisesti arvokkaita
  • Kaupan hierominen kestää jopa vuosia
  • Kaupankäyntiin osallistuu paljon henkilöitä asiakkaan ja oman yrityksen organisaation eri tasoilta
  • Myyminen on prosessi, jossa joudutaan varaamaan ja käyttämään erilaisia, hyvin kalliitakin resursseja
  • Myyntiprojektin hoitaminen on yritykselle kallista

Laajan ja monivaiheisen kaupan hoitaminen on jokaiselle kaupasta vastuussaolevalle erittäin vaikeata jos käytettävissä ei ole sopivaa välineistöä. ProSales ohjelman alkuperäinen kehitysidea oli juuri kehittää väline projektiluonteisen myynnin hallintaan.

Kaupankäynnin ideahan on muuttaa myyjän tuotteet ja ajatukset asiakkaan tuottaviksi prosesseiksi. Tämä muuttaminen on myös itsessään prosessi, joka voi toimia hyvin tai huonosti. Yrityksellä on harvoin varaa uskoa myyntiään virtuoosimaisille yksilöille, joilla on hyvät ihmissuhdetaidot, hyvä muisti ja hahmotuskyky, suuri asiantuntemus ja kyky organisoida. Kaikki se asiakas- ja markkinatieto, joka myyntitoiminnan aikana yritykselle kertyy, tulisi olla yrityksen omaisuutta ja koko yrityksen käytettävissä.

Yrityksen vakaa ja nousujohteinen toiminta riippuu siitä, kuinka hyvät prosessit yrityksellä on markkinointi ja myynti mukaanluettuina. Vaikka sanotaankin, että henkilökunta on yrityksen tärkein voimavara, niin vähintään yhtä tärkeitä on yrityksen toimivat prosessit ja yritykselle kumuloitunut tieto asiakkaista, markkinoista sekä historiatieto yrityksen omasta toiminnasta tässä ympäristössä.

Elämme nopean muutoksen aikaa. Menestyksekkään toiminnan edellytys niin yritys- kuin yksilötasollakin on kyky sopeutua muutoksiin. Menestyneet yritykset etsivät, tunnistavat ja hyväksyvät muutokset ollakseen kilpailijoita paremmassa asemassa, kun muutokset sitten tulevat. Emme kuitenkaan tässä yhteydessä lähde muutostrendien tutkimista enempää käsittelemään, koska se ei ole alaamme. Toteamme vain, että tämän päivän ja lähitulevaisuuden liiketoiminnan myyntistrategioissakin on yllin kyllin selvitettävää. ProSales tyyppisen ohjelman käyttöönotto on hyvä esimerkki merkittävän muutoksen hyväksymisestä.

Hyvä kauppa ja sen edellytykset

Luonnehtikaamme aluksi, millainen on täydellisesti onnistunut kauppa. Hyvässä kaupassa sekä myyjä että ostaja voittavat. Mitä tämä merkitsee ja mitä seurauksia sillä on yritystoiminnalle?

Monissa uskonnoissa ja filosofioissa korostetaan rakkauden merkitystä. Rakkaus on rakentava voima ja sen vastakohtana viha hajottaa. Ottaessamme huomioon asiakasyrityksen ja siinä työskentelevien ihmisten edut, hoidamme parhaalla mahdollisella tavalla pitkällä tähtäimellä myös omia etujamme. Jos asiakas ei saa kaupasta odottamiaan voittoja, vaikka oma yritys saisikin, tulevaisuuden kaupat tulisivat olemaan kiven alla. Jos oma yritys häviää kaupassa asiakkaan voittamisen kustannuksella, häviää asiakas pitkällä tähtäimellä saamalla huonompaa tukea tai joutumalla tekemään lisähankinnat kalliimmalla, sikäli kuin myyjäyritys on vielä pystyssä.

Hyvä kauppa edellyttää kunnollisen prosessin, jolla on alku ja loppu. Prosessin kartoitusvaihe kattaa seuraavat osa-alueet:

  • Johtolankojen keräys ja etsiä ne asiakkaat, joiden kanssa on edellytykset tehdä onnistunut kauppa
  • Projektin pystyttäminen keräämällä tiedot yrityksestä, organisaatiosta, yhteyshenkilöistä, tarpeista ja budjetista. Lisäksi määritellään markkamääräiset ja aikatavoitteet sekä suhde kilpailijoihin
  • Selvitetään ja kirjataan ostajien ja ostovaikuttajien nimet, roolit, heidän odottamansa tulokset ja henkilökohtaiset voitot
  • Omien resurssien kartoittaminen, johon kuuluu tuotteet, joita ollaan myymässä, kauppaan osallistuvat henkilöt eri rooleissaan, tukiresurssit, tehdaskäynnit, esittelylaitteet ja suosittelija-asiakkaat


 Kerättyjen tietojen pohjalta on mahdollisuus tehdä strateginen analyysi ja suunnittelu. Hyvällä strategiallahan tarkoitetaan tietoa ja taitoa siirtää voimansa kaikkein edullisimpaan asemaan ennen varsinaista käytännön toimintaa. Toisinsanoen tarkoitus on olla oikeaan aikaan oikeassa paikassa oikeiden ihmisten parissa oikeilla resursseilla ja oikeilla tuotteilla.

Strategisessa analyysissä arvioidaan tai joskus jopa pisteytetään erilaisia osatekijöitä yksi toisensa jälkeen selvittääksemme, mikä on oman yrityksen strateginen asema suhteessa aloitettavaan myyntiprojektiin. Kerättyjen tietojen perusteella voidaan myös päätellä, kuinka lähellä yritys on oman yrityksen ihanneasiakasta. Tätäkin asiaa voidaan arvioida kolmella tasolla:

  • Kuinka asiakasyrityksen arvot ovat sopusoinnussa oman yrityksen arvojen kanssa
  • Kuinka henkilökemia toimii ja kuinka hyvin ymmärrämme asiakkaan prosesseja joihin olemme myymässä parannusta
  • Onko meillä oikea tuote asiakkaan tarpeeseen

Analyysi saattaa osoittaa, että projektiin ei kannata ryhtyä, koska onnistunut kauppa on epätodennäköinen. Kauppa saatettaisiin voittaa, mutta se ei ehkä ole kannattava tai se on kannattava vain toiselle. Kannattavuutta arvioitaessa voidaan tehdä vaikka seuraavat kysymykset:

  • Kuinka paljon voittoja saavutetaan kaupassa yritys- ja henkilötasolla?
  • Onko tarjottavan tuotteen kysynnälle ja tarjonnalle jatkuvuutta?
  • Onko asiakas yhteistyöhaluinen?
  • Toimiiko referenssinä?
  • Missä määrin kauppa sitoo resursseja kauppaa tehtäessä ja sen jälkeen?

Yhteenvetona voidaan sanoa, että kauppa on erittäin onnistunut, jos kaikkiin edellämainittuihin kysymyksiin voidaan antaa myöntävä vastaus. Minkälaisiin kauppoihin yritys sitten lähtee mukaan, riippuu kulloisistakin olosuhteista. On kuitenkin hyvä tietää, mitä on odotettavissa.

Strateginen analyysi

Kun myyntiprojektiin on päätetty mennä mukaan, siirrytään taktiseen vaiheeseen. Taktiikkahan tarkoittaa tietoa ja taitoa ohjata voimiaan, kun toiminta on käynnistynyt. Tämä ei tietenkään tarkoita sitä, etteikö strategista analyysiä enää tehtäisi. Suuret kaupat ovat yleensä pitkäaikaisia, ja tilanteet saattavat muuttua moneen kertaan. Tästä syystä strategiaa on syytä tarkistaa jatkuvasti. Taktisten operaatioiden eli operatiivisen myynnin yhteydessä on jatkuvasti kerättävä ja analysoitava strategista tietoa sekä yrityksestä että sen ostajista ja vaikuttajista. Mitä yksityiskohtaisemmat tiedot ovat käytettävissä, sitä helpompi strategiat on muodostaa. Saatujen tietojen pohjalta voidaan laatia esimerkiksi seuraavanlaisia strategioita:

Päättäjästrategioita luotaessa pyritään ensimmäiseksi tunnistamaan kaikki eri rooleissa olevat vaikuttajat. Tärkein vaikuttaja on se henkilö, joka viimekädessä päättää, keneltä yritys tulee ostamaan. Päättäjä katsoo yrityksen kokonaisetua ja ratkaisee, kuinka budjetoituja varoja käytetään. Jos tunnemme päättäjän tämän hetken tilanteen, hänen tulos- ja voitto-odotuksensa, voimme strategisessa mielessä miettiä, millaisia resursseja valjastamme hänen palvelemisekseen. Ne voivat olla johtajatason tapaamisia, seminaareja jne.

Ennenkuin käyttäjästrategiaa voidaan luoda, on syytä tietää, millä tavalla käyttäjä odottaa tuotteen auttavan häntä. Monasti saattaa olla niin, että käyttäjät jopa vastustavat uuden tuotteen hankkimista, koska he kokevat sen kontrollin lisäämisenä, työn lisääntymisenä tai epämiellyttävänä tarpeena opetella uusia asioita. Kaikkien näiden asioiden hoitamiseen tarvitaan suunnitelma, jolla käyttäjä saadaan näkemään, että tuotteen hankinta viimekädessä palvelee myös hänen etuaan ja tyydyttää hänen tarpeitaan.

Suurissa kaupoissa on aina mukana asiantuntija, joka arvioi tuotteen sopivuutta ja hintalaatusuhdetta. Asiantuntija harvemmin päättää mitä ostetaan, mutta hän voi sanoa, mitä ei pidä ostaa. Asiantuntijaa varten on laadittava oma strategiansa. Tähän tarkoitukseen voidaan käyttää oman yrityksen parhaita asiantuntijoita, jotka tuntevat tuotteen ja sen sovellukset.

Myyntimiestä voidaan luonnehtia myös resurssimanageriksi, joka johtaa kaupankäyntiprosessia. Mitä paremmin hän tuntee asiakasyrityksen organisaation, henkilöt, prosessit ja tarpeet, sitä paremmin hän osaa käyttää oman yrityksen resursseja kaupan saamiseksi. Tämän vuoksi myyntimiehellä täytyy olla asiakasyrityksessä henkilö tai henkilöitä, jotka eivät ole millään tavalla sitoutuneita kaupankäyntiin, mutta he kuitenkin tuntevat hyvin yrityksen asiat ja toivovat hankkeelle parasta mahdollista ratkaisua. Tällainen henkilö on hyvä opas myyntimiehelle hänen sukkuloidessa asiakasyrityksen organisaatioviidakossa. Tässä ei ole moraalisesti mitään arveluttavaa, koska tarkoituksena on saada kaikki mahdollinen ostopäätökseen vaikuttava tieto kaikkien osallisten tietoon. Monta kertaa myyntimies tuntee suurta huolta siitä, että asiakas ei aina tajua, mihin kaikkiin asioihin hänen tulisi kiinnittää huomiota päätöstään tehdessään. Opastajaroolissa oleva henkilö voi tässä suhteessa olla suureksi avuksi. Tästä syystä oppaita tulee etsiä ja pyrkiä selvittämään heidän tarpeitaan ja vaikuttimiaan.

Kilpailijat ovat jatkuvana kiusana myyntiponnisteluille. Heidän siirtonsa muuttavat jatkuvasti tilannetta ja oman yrityksen asemaa suhteessa asiakkaaseen. Tästä syystä tiedon keräystä asiakasyrityksestä ja kilpailijoista on tehtävä jatkuvasti, jotta käsitys omasta asemasta olisi toisasioihin eikä kuvitelmiin perustuva.

Vaikka myyntiä kuinka systematisoitaisiin, siinä aina riittää tilaa luovuudelle ja tunteille. Tunne-elämää voidaan pitää aistina, jonka avulla on myös mahdollista kerätä tietoa ja vaikutelmia. Tämäkin puoli kannattaa ottaa mukaan analyysiin. Voidaan kysyä, mitkä ovat minun tuntemukseni asemastamme tällä hetkellä. Ihminen kerää jatkuvasti myös sellaista tietoa, mitä hän ei tiedosta, mutta joka saa kuitenkin ilmaisunsa tunteina. Toisaalta suuri joukko faktatietoa voi aiheuttaa tuntemuksia, jotka kertovat omasta asemasta. Tuntemuksia voidaan kuvata esimerkiksi seuraavilla ilmaisuilla: Pilvissä, mahtava, luottavainen, mukava, kaikki hyvin, huoli, epämukavuus, murhe, pelko ja paniikki. Kaikki nämä tuntemukset liittyvät viesteihin, mitä olemme vastaanottaneet joko tietoisesti tai tiedostamattamme. Nämä tuntemukset kannattaa kirjata ja selvittää, mistä ne johtuvat. Jos mieli ei ole luottavainen, kannattaa kysyä itseltään:

  • Onko asiakkaalla riittävästi rahaa meidän tarjoukseemme?
  • Onko minulla kaikki tarvittava organisaatiotieto?
  • Kuinka lähellä asiakas on ihanneasiakastamme ja missä suhteessa hän poikkeaa?
  • Onko tiedossamme kaikki päättäjät ja asiaan vaikuttajat? Tunnemmeko heidän tulos- ja voitto-odotuksensa?
  • Onko meillä oikeat oppaat?
  • Onko tarjoamamme ratkaisu oikea?
  • Onko henkilökemioissa ongelmia?
  • Olemmeko tietoisia kilpailijoiden asemasta suhteessa ostajayritykseen?
  • Onko meillä vielä jotain käyttämättömiä resursseja?

Tavallisesti huolen syy paljastuu, kun tutkitaan jokaista kohtaa erikseen irrotettuna muista tekijöistä. Monimutkaiset asiakokonaisuudet ihminen hahmottaa intuitionsa avulla ja tulokset ovat tunteita. Kun asiaanvaikuttavia tekijöitä on vähän, niitä voidaan analysoida älyn avulla. Edelläkuvatulla menettelyllä voidaan hyödyntää sekä älyä että tunnetta. Kun huolen syy paljastuu, tehdään mitä on tehtävissä oman aseman parantamiseksi, jolloin tuntemus muuttuu luottavaisemmaksi.

Myyntiprojektin operatiivinen hoitaminen

Yrityksillä ja myyjillä on tavallisesti useita eri vaiheissa olevia projekteja meneillään. Toiset ovat aktiiveja ja niitä pitää hoitaa ja toisten kohdalla joudutaan odottamaan jopa monia kuukausia, ennenkuin jotain merkittävää on tehtävissä. Niitä joudutaan kuitenkin jatkuvasti seuraamaan, ettei mitään yllättävää pääse tietämättä tapahtumaan. Tämä kuitenkin merkitsee sitä, että meneillään oleviin projekteihin liittyvä tietosisältö on valtava myyntimiehen muistettavaksi. Tästä syystä monilla myyjillä on omat henkilökohtaiset järjestelmänsä, joilla he ylläpitävät näitä tietoja. Tästä on seurauksena, että kaikki tiedot eivät ole kaikkien projektiin osallistuvien helposti käytettävissä. Menetelmät ovat työläitä, sama tieto joudutaan kirjaamaan moneen kertaan, eivätkä tiedot liity saumattomasti toisiinsa, jotta niitä voitaisiin helposti ja nopeasti tarkastella eri näkökulmista.

Myyntiprojektia hoidettaessa on ikäänkuin meneillään kaksi samanaikaista prosessia: strateginen tietojen keräys ja analysointiprosessi, jota edellä on käsitelty. Toinen on operatiivinen prosessi, jonka avulla suunnitellaan, aikataulustaan ja siirrellään resursseja taktisesti parhaalla mahdollisella tavalla. Näitä taktisia tapahtumia ovat:

  • Asiakaskäynnit ja neuvottelut
  • Tarjoukset ja ehdotukset
  • Tuote-esittelyt
  • Seminaarit
  • Koulutustilaisuudet
  • Johtotason tapaamiset
  • Yritysvierailut
  • Tehdasvierailut tai tehtaan asiantuntijoiden vierailut

Nämä tapahtumat täytyy suunnitella ja aikatauluttaa. Tapahtumien toteuttaminen vaatii erilaisia tehtäviä, joista esimerkkinä mainittakoon:

  • Asiakaskäyntisuunnittelu
  • Dokumenttien laatiminen, lähettäminen ja tallentaminen kirjeenä, sähköpostina tai faksina
  • Tarjoushinnoittelu
  • Henkilöresurssien varaaminen
  • Neuvottelutilojen ja muiden materiaalisten resurssien varaaminen
  • Kutsut seminaareihin ja niihin liittyvä dokumentointi
  • Neuvottelutulosten kirjaus sekä jatkotoimien suunnittelu ja kirjaus

Ennemmin tai myöhemmin projekti päättyy joko tappioon tai voittoon. Jos projekti on voitettu, voittoon vaikuttaneet tekijät on syytä kirjata sovittua systematiikka noudattaen tietokantaan. Jos projekti on hävitty, häviön syyt kannattaa myös selvittää. Kumuloituneen voitto/häviötiedon perusteella voidaan tehdä arvioita kilpailutilanteesta ja oman yrityksen asemasta markkinoilla sekä tehdä tarpeellisia korjauksia hinnoitteluun, strategiaan, tuotevalikoimaan jne.

Tähän asti on näkynyt paljon kirjoituksia markkinoinnista, myyntistrategioista ja henkilökohtaiseen myyntitapahtumaan liittyvistä asioista, mutta vähemmän myyntiprojektin käytännön hoitoon ja seuraamiseen liittyvistä asioista.

Niinkuin aikaisemmin on ja mainittu, myyntiprosessilla on alku ja loppu. Sen lisäksi sillä on erilaisia selvästi tunnistettavia vaiheita, joihin liittyy erilaisia tapahtumia ja jotka koostuvat tehtävistä. Nämä prosessit voidaan osittain automatisoida käyttämällä sopivaa tietokoneohjelmaa. Nämä prosessit ikäänkuin elävät todellisuuden kuvana tietokannassa, josta niiden tilaa ja tapahtumia voidaan ohjelman avulla seurata. Tämän lisäksi voidaan tehdä integroidusti suunnitelmia, varauksia sekä myyntiprosessiin liittyviä rutiinitehtäviä.

Tietokoneohjelman avulla muotoiltu myyntiprosessi ei millään tavalla mekanisoi myyntiä, vaan sillä hoidetaan strategisten tietojen keräämisen lisäksi ylläolevassa listassa lueteltuja tehtäviä. Kaikki tiedot ovat loogisesti liittyneet toisiinsa, jolloin niitä voidaan tarkastella eri näkökulmista. Kaikki projektin tiimoilla olleet tapahtumat voidaan tarvittaessa jäljittää, ja niistä voidaan ottaa oppia tulevaisuuden varalle. Tässä mielessä kysymyksessä on myös myyntitoiminnan laatua tukeva järjestelmä.

Myyntiin liittyviä rutiineja tehtäessä, kaikki käsiteltävät tiedot menevät automaattisesti relaatiotietokantaan, josta on mahdollisuus tulostaa raportteja johdon käyttöön sekä operatiiviseen käyttöön. Kannasta voidaan tehdä esimerkiksi seuraavia johtoa palvelevia kyselyjä:

  • Mikä on seuraavan kolmen kuukauden aikana odotettavissa oleva myynti myyjä-, alue-, tuote- tai tuoteryhmäkohtaisesti?
  • Vastaavanlainen kysely voidaan tehdä tulevan vuoden markkinanäkymistä
  • Tietyn ajanjakson sisällä toteutunut myynti myyjä-, alue-, tuote- tai tuoteryhmäkohtaisesti?
  • Lista vuoden sisällä eniten ostaneista asiakkaista kokonaismyyntinä, myyjä-, alue-, tuote-, tai tuoteryhmäkohtaisesti
  • Lista niiden yritysten toimitusjohtajista, jotka ovat ostaneet yritykseltämme, mutta joiden kanssa ei ole oltu tekemisissä viimeisen 12 kuukauden aikana
  • Lista niistä asiakkaista, jotka hyvin voisivat olla asiakkaitamme, mutta joiden kanssa ei ole tehty mitään kauppaa

Operatiivisen toiminnan raportit voivat olla esimerkiksi seuraavanlaisia:

  • Tarrat ja personoitu kirje niiden yritysten toimitusjohtajille, joista odotetaan päätöstä seuraavan kolmen kuukauden aikana
  • Soittolista tietyn tuotteen asiantuntijoista, jotka ovat ovat asiantuntijoina mukana avoimissa myyntiprojekteissa
  • Lista yrityksistä ja tietyn tuotteen käyttäjäyhteyshenkilöistä. Tuotteessa käytettävän ohjelman versioumeron on oltava suurempi kuin XXX.YYY

ProSales:n mahdollisuudet myyntiprojektien hallinnassa

BDB Oy on jo vuosien ajan tuntenut erityistä kiinnostusta myyntiprojektien hoidon automatisointiin. Jos erivaiheissa olevia projekteja on paljon, jossain vaiheessa joudutaan tilanteeseen, että kaikki aika menee papereiden siirtelyyn, avoinna olevien projektien tilan hahmottamiseen, tehtävien priorisoimiseen ja tehtävälistojen laatimiseen. Kaikesta työstä huolimatta asiat eivät tunnu olevan hallinnassa. Tärkeät asiat unohtuvat ja dokumentit ovat hukassa. Tehtyjä virheitä ei pystytä jäljittämään eikä ottamaan oppia, koska tapahtumia ei ole dokumentoitu kunnolla. Asiakkaaseen on yhteydessä useita organisaation henkilöitä toisistaan tietämättä. Asiakkaiden kokonaismyynti/palvelutilannetta ei pystytä seuraamaan. Myynnin johto ei kykene tarkkailemaan myynnin kehittymistä myynnin eri vaiheissa.

Ensimmäinen Business DataBases Oy:n perustamiseen johtanut yritys oli HP110 kannettavalle tehty pieni sovellus, jota on myös käytetty myynnissä. Sen jälkeen on kehitetty erilaisia windows sovelluksia, jotka aikanaan palvelivat hyvin. Näiden muutaman vuoden kuluessa sovellustietous on lisääntynyt rinnan teknologian kehityksen kanssa ja ProSales on viimeisin kumuloituneen osaamisen tulos.

Tällä hetkellä ProSales kattaa suurimman osan markkinoinnin ja myynnin toimintoja lukuunottamatta taloushallintoa sekä huolto- ja korjaustoimintaa. Koska ProSales on avoin työasema-palvelin ratkaisu, yhteydet ovat mahdollisia myös muihin järjestelmiin.

Tulevaisuuden kehityssuunta näyttää selkeältä. Intra- ja ekstranetin yleistyessä kannassa olevia tietoja voidaan selata ja päivittää myös www-selaimilla. Näin myyjän ja asiakasyritysten välinen kommunikaatio paranee, jolloin myös molempia hyödyttävää integraatiota voidaan lisätä. Esimerkkinä voidaan ajatella toimitettujen tuotteiden rekisteriä, johon asiakkaalla on myös pääsy www-selaimen avulla. Koska myyjäyrityksellä joka tapauksessa on intressissään pitää yksityiskohtaista kirjanpitoa toimittamistaan pääomatuotteista, miksi nämä tiedot eivät voisi olla myös asiakkaan käytettävissä.

Asiakasrekisteri

Kaiken lähtökohtana menestyksekkäässä myynnissä on, että yritys tuntee olemassaolevat sekä potentiaaliset asiakkaat. Tämän vuoksi tarvitaan hyvinhoidettu ja ajantasalla oleva asiakasrekisteri. Markkinoinnin tarpeet ensisijaisesti sanelevat, minkälaisia ominaisuuksia asiakasrekisteriltä on syytä odottaa. Näistä asioista on yksityiskohtaisemmin kerrottu foorumin muissa artikkeleissa. Tässä yhteydessä kannattaa vain todeta, että ProSales II:n asiakasrekisteriin on mahdollisuus tallentaa hyvin monenlaista asiakastietoja, joiden perusteella yrityksiä ja henkilöitä voidaan luokitella ja hakea erilaisin hakuehdoin. Asiakkaita voidaan tuoda ja päivittää ulkopuolisilla osoitteistoilla. Käytännön myyntityössä asiakasrekisteri on tärkein ikkuna asiakaskuntaan. Rekisteriin voidaan syöttää myös esimies/alaissuhteet ja niitä voidaan tarkastelle graafisen puurakenteen muodossa.

Projekti

Kun asiakkaan kanssa alkaa pitkäjänteisempi ja monivaiheinen myyntiprosessi, avataan projekti. Projekti nivoo yhteen:

  • yrityksen
  • yhteyshenkilöt
  • tehtävät
  • tarjotut tuotteet
  • sopimuksen
  • toimitetut tuotteet
  • kilpailijat

Edellisten lisäksi tehtävien kautta projektiin voidaan liittää oman yrityksen henkilöitä ja erilaisia resursseja. Projekti-ikkunassa on kaikkiaan viisi sivua ja jokaisessa joukko kenttiä, jotka ovat tarvittaessa käytettävissä. Seuraavassa on kuvattu osa kentistä, jotka ovat käyttökelpoisia nimenomaan projektiluoteisessa myynnissä. Projekti avataan aina yrityksen toimipisteelle.

Projektin yksilöivä tunnus voidaan määrätä itse. Toisena vaihtoehtona on käyttää automaattista projektinumerointia.

Projektin toteutumispäivämääränä käytetään sitä ajankohtaa, jolloin kauppa odotetaan ratkaistavan. Päivämäärällä on merkitystä myyntiennusteraportoinnissa.

Projektille voidaan antaa lyhyt selite, jota projektista puhuttaessa käytetään. Selite näkyy myös projektiluetteloissa.

Projektin mahdolliset vaiheet laaditaan käyttöönoton yhteydessä. Projektin senhetkinen vaihe valitaan alasvetolistasta. Vaihetieto on merkityksellinen myyntijohdolle hänen seuratessaan projektikannan koostumusta ja sen kehittymistä.

Projektille voidaan omasta yrityksestä määrätä kaksi vastuullista henkilöä. Projektia hoitava myyjä on tavallisesti päävastuullinen.

Asiakasyrityksen budjetti, eli hankkeeseen varattu rahamäärä pyritään tavallisesti selvittämään mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, ettei sen suhteen tule yllätyksiä.

Raportoinnin kannalta on joka hetki syytä olla tietoinen siitä todennäköisyydestä, millä kauppa mahdollisesti saadaan. Tätä varten on käytettävissä kaksi todennäköisyysprosenttia, joista toinen voi ilmaista, millä todennäköisyydellä hanke toteutetaan ja toinen, mitkä ovat oman yrityksen mahdollisuudet. Tämän avulla on mahdollista numeerisesti ilmaista oma asema kuten 'mahtava' tai 'epämukava'. Myyntiennusteiden laskemisessa joudutaan kuitenkin käyttämään lukuarvoja, mutta oman aseman intuitiivinen arviointi johtaa kuitenkin paremmin epämukavuuden syihin.

Projekteissa voidaan käyttää vastaavia segmentointi mahdollisuuksia kuin yrityksillä ja henkilöillä. Segmentointivaihtoehdoista voidaan luoda erilaisia intuitiivisiä asteikkoja oman aseman kuvaamiseksi. Nk. rajaavan haun avulla voidaan hakea kaikki ne projektit, joissa omaa asemaa luonnehditaan esimerkiksi epämukavaksi ja ottaa ne erityisesti työn alle. Projektille on tehtävissä kuusi erilaista segmentointia ja kullekin rajaton määrä vaihtoehtoja joko yksi- tai monivalintaisina. Missä määrin ja missä suhteissa asiakas vastaa oman yrityksen ihanneasiakasta, voidaan ilmaista segmenttivalinnoilla. Sama koskee varoitusmerkkejä. Jos huomataan, että yritykseltä puuttuu tärkeitä tietoja tai olosuhteet muuten muuttuvat epäedullisiksi, varoitus voidaan systemaattisesti ilmaista segmentoinnilla, jolloin niitä voidaan käyttää myös hakuehtoina.

Kun kaikille myyntiprojektiin vaikuttaville tekijöille löytyy helppo ja yksiselitteinen valinta, niitä on mukava käyttää ja projektitiedot pysyvät aina ajantasalla. Myyntijohto voi helposti seurata projekteja ja tarjota apuaan.

Projekti-ikkunan viimeinen sivu on varattu kommenttien syöttämiseen. Sivulle on vapaamuotoisesti mahdollisuus syöttää projektin tausta- ja perustietoja sekä sanallinen projektinhoitosuunnitelma. Kun projekti etenee, tietoja voidaan päivittää sellaisilla epämuodollisilla tiedoilla, joille ei ole varattu muualla tilaa.

Kun projekti päättyy, sen päätöstila on valittavissa alasvetovalikosta. Tavallisimmat päätöstilat ovat voitettu, hävitty ja keskeytetty. Päätöstilavaihtoehdot voidaan laatia yrityskohtaisesti. Voitto- ja häviötiedot jäävät historiaan. Jos voittojen ja häviöiden syihin liittyvät tiedot kirjataan projektin päättämisen yhteydessä, voidaan niiden perusteella tehdä analyysia oman toiminnan kehittämiseksi.

Voittojen ja häviöiden syyt voidaan yksiselitteisesti ilmaista projektin segmenttien avulla, jotta projektit voidaan myöhemmin hakea lähempään tarkasteluun. Vapaamuotoiset selitykset syötetään kommenttikentän muiden tietojen jatkeeksi.

Projekti-ikkunassa on suuri joukko muitakin kenttiä, joihin ei tässä yhteydessä puututa. Laskennallisia tietoja varten on oma sivu, joka päivittyy automaattisesti muiden tietojen perusteella. Tärkeimmät kentät ovat projektin tarjottu arvo ja painotettu arvo, joka ottaa huomioon sen arvioidun todennäköisyyden, jolla kauppa saadaan omalle yritykselle.

Kaikki projektit, voitetut ja hävitys, tallentuvat tietokantaan ja niiden kulkua voidaan myös jälkikäteen tarkastella aivan samalla tavalla kuin niiden ollessa aktiivisia. Niistä voidaan tulostaa erilaisia raportteja, joita voidaan käyttää toiminnan kehittämisessä.

Myyntiprojektin yhteyshenkilöt ja roolit

Kun myyntiprojekti aloitetaan, ensimmäinen tehtävä on tarkistaa, onko asiakasrekisterin tiedot ajantasalla. On tietenkin hyväksi, jos henkilöiden lisäksi tarkistetaan ja syötetään heidän esimies/alaissuhteensa. ProSales:sa on erityinen yhteyshenkilöikkuna, jonka tiedot voidaan liittää projektiin. Ikkunassa voidaan kullekin yhteyshenkilölle määritellä yksi tai useampia rooleja, kuten päättäjä tai käyttäjä. Tämän lisäksi on lisätietokenttä, johon voidaan syöttää tietoja yhteyshenkilön tulos- ja voittotavoitteista sekä kaikkea muuta henkilöihin liittyvää projektin hoidon kannalta tärkeää tietoa. Kerättyjen tietojen paikkansapitävyyttä on syytä jatkuvasti tarkkailla, koska ne kertovat oman yrityksen asemasta kuhunkin vaikuttajaan ja päättäjään nähden. Tietojen selaus käy helposti muutamalla hiiren painalluksella.

Tehtävät, resurssit ja kalenteri

Myyntitoiminta koostuu lukemattomista erilaisista tehtävistä ja resurssien varauksista. Jos resursseja tarvitaan, joku tarvitsee sitä ja on vastuussa sen käytöstä, olkoon se sitten auto, laite tai neuvotteluhuone varusteineen. Resurssin varaukseen liittyy näin ollen myös tehtävä. Tästä syystä tehtävät, resurssien varaus ja kalenteri muodostavat integroidun kokonaisuuden.

Tehtävienhallinta ja ryhmäkalenteri noudattaa käyttötavaltaan samoja periaatteita, kuin mitä tänä päivän on käytössä, paitsi että kalenteri ja tehtävät on liitettävissä asiakasrekisterin henkilöihin ja projekteihin. Tehtävä- ja resurssivaraukset on tehtävissä joko tehtäväikkunasta tai kalenterista käsin. Alasvetovalikosta määrätään tehtävätyyppi, joka on mukava haettaessa tehtävälistoja. Näytön käynnistysnäkymä voidaan esimerkiksi ohjelmoida niin, että ohjelman käynnistämisen jälkeen näytölle ilmestyy luettelo päivälle varatuista puhelinsoitoista.

Tehtäväikkunan ensimmäisellä sivulla on kenttä lyhyelle selitteelle tehtävän luonteesta, joka näkyy myös tehtävälistoissa. Ikkunan viimeisellä sivulla on rajoittamaton lisätietokenttä, johon on mahdollisuus syöttää tehtävään liittyvää vapaamuotoista tekstiä.

Resurssit ovat täysin vapaasti määriteltävissä. Ne voivat olla autoja, neuvotteluhuoneita tai esittelylaitteita. Resursseihin voidaan liittää myös siihen kuuluvia osia, jotka tulee aina seurata mukana. Varsinkin laitteita myyvissä yrityksissä esittelylaitteiden hallinta on muodostunut ongelmaksi. Esittelylaitteet tai niiden osat häviävät, niiden käyttöä ei pystytä jäljittämään, niitä ei huolleta aikanaan ja ne niiden ikää ei pystytä kunnolla seuraamaan, jolloin niiden myynti on ainainen ongelma. Resurssitoiminto antaa mahdollisuuden tämän tyyppisten asioiden hallitsemiseen.

Tuoterekisteri ja tarjouslaskenta

Monissa yrityksissä tuoterekisteri on osa taloushallinnon järjestelmää. Harvoissa järjestelmissä on kuitenkaan mahdollisuus sujuvasti tehdä myyntitarjouksia. Lisäksi tarjouskannan seuraaminen voi tuottaa ongelmia. Näistä syistä ProSales:sa on päivitettävissä oleva tuoterekisteri, josta tuoterivit hiirellä valitaan tarjouslaskentaikkunaan. Täältä ne siirretään kehittyneen tarjousmuotoilijan kautta tarjouslomakkeelle esim. Microsoft Wordiin tai Exceliin. Tarjousmuotoilijassa on mahdollista määritellä väli- ja loppusummat, käyttöönotettavat sarakkeet jne. Erilaiset muotoilut voidaan tallentaa uudelleen käytettäväksi.

Tarjouksen loppusumma siirtyy automaattisesti projektin tarjotuksi arvoksi. Projektille voidaan tehdä myös vaihtoehtotarjouksia, mutta ensisijaiseksi määritellyn tarjouksen loppusumma huomioidaan ennusteraportoinnissa.

Jos asiakas päättää ostaa, viimeisin tarjous päivitetään tilausta vastaavaksi, ja hiiren painalluksella siirretään toimitettujen tuotteiden rekisteriin, jossa sen tila aikanaan muutetaan toimitetuksi.

Suurten tarjousten laskentatapa saattaa olla niin monimutkainen, että ne tehdään pitkälti tapauskohtaisesti käsityönä. Tarjouksen loppusumma voidaan kuitenkin helposti siirtää projektille muodostamalla tuoterekisteriin keinotekoinen tuote, jonka hinta on käsitehdyn tarjouksen loppusumma, esimerkiksi Vene 4.000.000 Mk.

Toimitettujen tuotteiden rekisteri

Aivan tämän tekstin alussa puhuttiin asiakasssuhdekehästä, jossa varsinaisen tuotteen myynnin jälkeen tuli lisäarvopalvelujen myynti ja toimitus. Jos asiakassuhde on ollut molempia osapuolia hyödyttävä, se johtaa jälleen uusiin kauppoihin. Jotta asiakassuhdekehä toimisi hyvin, tulee myyjäyrityksellä olla yksityiskohtaiset tiedot toimittamistaan tuotteista, niiden käyttötarkoituksesta ja yhteyshenkilöistä. Tavallinen taloushallinnon järjestelmä ei tarjoa kaikkia näitä mahdollisuuksia. Tuoterekisterissä ei ole kenttiä kaikille niille tiedoille, joita saatetaan tarvita tuotteita tuettaessa tai jälkimarkkinointia ja laajennuskauppoja tehtäessä. Toimitettujen tuotteiden osalta hakuehtojen määrittelytkin saattavat olla rajalliset.

ProSales sovelluksessa tuotteet siirretään tarjouslaskentaikkunasta toimitettujen tuotteiden rekisteriin. Ennen siirtoa tuotenimikkeet, hinnat ja kappalemäärät päivitetään asiakkaan tilausta vastaaviksi. Kun tuotteet saapuvat asiakkaalle, tila muutetaan toimitetuksi, valmistusnumeroidut tuotteet hajotetaan erillisiksi tuotteiksi, sovellus- ja muut lisätiedot lisätään asianmukaisiin kenttiin. Tuotteisiin on mahdollisuus liittää yhteyshenkilöitä rooleineen, josta on suuri apu laitteita tuettaessa ja referenssilistoja tulostettaessa. Tuotteista voidaan muodostaa rakenteita ja niihin on mahdollisuus liittää dokumentteja. Myyjällä on tietokannassaan kaikki mahdollinen tieto toimittamistaan tuotteista. Tuotteiden etsimisessä voidaan hakuehtoina käyttää kaikkia taulun kenttiä.

Esimerkkinä voidaan ottaa vaikka ohjelmapäivityksen markkinointi. Tietokantaan voidaan kohdistaa kysely, jossa tulosjoukoksi halutaan yrityksiä ja henkilöitä. Hakuehtona on ohjelman tai laitteen tuotetunnus, jonka ohjelmaversion tunnus on pienempi kuin jotain ja tuotteen sovellusalue on tutkimus ja tuotteen yhteyshenkilön rooli on järjestelmätuki. Usein voi olla niin, että asiakkaalla itsellään ei ole välineitä yksityiskohtaisen kirjanpidon pitämiseen omaisuudestaan. Kun myyjällä on hyvä kirjanpito, hän voi olla suureksi avuksi asiakkaalleen ja olla etulyöntiasemassa kilpailijoihin nähden. Tämä palvelu voi olla osa myyjän ja asiakkaan välistä integraatiota.

Dokumenttien hallinta

Pitkäaikaisen projektin aikana syntyy suuri joukko erilaisia dokumentteja kuten ehdotuksia, tarjouksia, muistioita, pöytäkirjoja, piirustuksia jne. Ne voivat sijaita omassa työasemassa, tiedostopalvelimessa, internetissä tai hyllyssä. ProSales:lla dokumentit voidaan hallita muodostamalla hakemistorakenteita, jotka voivat olla myös tietokohtaisia. Tietokohtainen hakemisto voi olla vaikka muistiot. Dokumentit on liitettävissä esimerkiksi yrityksiin, henkilöihin, tehtäviin, projekteihin, tuotteisiin ja tapahtumiin. Jos projektista käsin tarkastellaan muistiohakemistoa, näkyvissä on vain projektiin liittyvät muistiot.

Dokumentin viitetietoina on tunnus, selite ja sijainti. Tunnus voidaan antaa automaattisena numerona tai se voidaan syöttää käsin. Myyntitarjouksen numero on tyypillinen käsinsyötettävä tunnus.

Hakutoiminnot ja raportointi

Tietokanta on muodostettu tauluista, joissa on usein lukuisia tietokenttiä. Esimerkiksi yritystaulussa on tilat yli kolmellekymmenelle tiedolle. Sovelluksessa on kymmeniä taulua, jotka ovat joko välillisesti tai välittömästi liittyneenä toisiinsa. Tämä merkitsee sitä, että kannan tietosisältö aikaa myöten tulee valtavaksi. Jos tietoja ei pystytä monipuolisesti hakemaan, ne ovat lähes käyttökelvottomia.

Jos haut tehdään tällaisesta tauluviidakosta SQL lausekkeilla, hakuehtojen kirjoittaminen on äärimmäisen vaikeaa, koska ne usein saattavat tulla pitkiksi ja vaikeasti hallittaviksi. Hakutoiminnon käyttö on yksinkertaisempaa, jos käytetään kiinteitä hakuehtojen syöttökenttiä. Tällä tavoin on kuitenkin mahdoton tehdä ja toteuttaa monimutkaisempia hakuehtoja, jolloin kannassa olevat tiedot jäävät hyödyntämättä. Niitä voidaan katsella, mutta niistä ei voida vetää myyntiä ja johdon toimintaa tukevia raportteja.

ProSales:iin on kehitetty suhteellisen helppokäyttöinen tulkki. Siinä hakuehto muotoillaan loogisena selväkielisenä tekstinä, jonka ohjelma tulkkaa hakuehdon suorittavaksi SQL lausekkeeksi, joka lähetetään tietokannalle. Tämä antaa mahdollisuuden hakea kaikkia mahdollisia tietoja lähes kaikkien kenttien tietojen ollessa hakuehtoina ja muodostaa niistä tarkoitukseen sopivia raportteja ja taulukoita myynnin ja myyntijohdon käyttöön.

Lopuksi

Haluan lopuksi vielä viitata Marja-Liisa Pollarin Tietoviikko-lehdessä 21.11.97 olleeseen Teemakirjoitukseen, jonka otsikkona oli 'Uusi kasvualue, Myynnin automatisointi lähtee vihdoinkin liikkeelle' . Artikkelissa sanotaan edelleen: 'Yritykset ovat kompastelleet myynnin tueksi rakennettujen tietojärjestelmien kanssa. Käyttäjät eivät ole innostuneet monimutkaisista ratkaisuista. Useat yritykset ovat sortuneet myös liian moniin virityksiin (jotka eivät keskustele keskenään). Kaikkein nopeimmin muuttuvilla liiketoiminnan alueilla myynnin tietojärjestelmien ajanmukaistaminen on noussut kehitystyön kärkeen. Tietotekniikka-alan yritykset, telekommunikaatio, pankki ja vähittäiskauppa ovat tyypillisiä esimerkkejä. .... Asiakashallinnan markkina oli viime vuonna Forrester Recearchin mukaan 620 miljoonaa dollaria. Vuoteen 2000 mennessä sen arvioidaan kasvavan 3,5 miljardiin dollariin. Kasvuprosentti on vaatimaton 465'.

Menestyvät yritykset ovat aina haistaneet muutostrendit ja ovat olleet valmiita reagoimaan näihin muutoksiin. Teknologia on nyt saavuttanut sen tason, että järjestelmät eivät enää ole vaikeakäyttöisiä. ProSales on kotimainen sovellus, jonka käyttökelpoisuus on testattu ja hyväksi havaittu erittäin vaativassa käyttäjä- ja liiketoimintaympäristössä. Koko palvelutuotteiden markkinointi, myynti ja toimitus nojaa ProSales:n käyttöön. Tuotetta kehitetään jatkuvasti asiakkailta saatujen palautteiden perusteella.

Valmis, asiakkaan käyttöön mukautettava sovellus voidaan saada tuottavaan käyttöön parin viikon - parin kuukauden kuluessa. Jos sovellusta lähdetään rakentamaan kehitysvälineillä yrityskohtaisesti, puhutaan usein vuosista.

(c) Business DataBases Oy