Meillä on rekkarit kunnossa!

Miten pelkkä rekisteri eroaa asiakassuhdejärjestelmästä

Asiakasrekisteri on yksinkertaisimmillaan luettelo asiakkaista (yrityksistä), jotka ovat ostaneet rekisterin omistajalta tuotteita tai palveluita. Taloushallinnon asiakasrekisterit ovat juuri tällaisia. Rekisteri sisältää yleensä perustiedot yrityksestä: maksutavan, toimitustavan, luottorajan, toimitusosoitteen jne.. Tiedot ovat siis lähinnä käytännön logistiikan ja myynnin käyttöön. Yleensä taloushallinnon ohjelmat sisältävät toimintoja kevyeen ostohistorian analysointiin. Voidaan esimerkiksi selvittää ketkä ovat parhaita asiakkaita. Valitettavasti jo hiemankin vaikeammat haut eivät yleensä onnistu, koska valittavat rajausehdot ovat rajoittuneita vain tavanomaiseen taloushallinnon käyttöön. Periaatteessa taloushallinnon rekistereissä on erittäin paljon tietoa markkinoinnin tueksi, valitettavasti tieto on yleensä lähes mahdotonta käyttää.

Taloushallinnon rekisterin perusongelmia markkinoinnissa:

• Rekisterissä ei ole kuin ostaneet asiakkaat
• Rekisteri ei sisällä yhteyshenkilöitä
• Rekisteri ei mahdollista riittäviä segmentointimahdollisuuksia
• Rekisteriin ei voi tuoda ulkopuoliselta osoitetoimittajalta tietoja

Ideaalinen järjestelmä olisi siis selvästi integraatio taloushallinnosta ja erillisestä markkinointitietoja sisältävästä tietokannasta. Valitettavasti tämäntyyppinen symbioosi on harvoin mahdollinen. Ehkä suurin ongelma on ostohistoriatietojen siirrossa markkinointiohjelman puolelle. Yleensä jo pelkästään toimitettujen tuotteiden saaminen ulos taloushallinnon ohjelmistosta saattaa olla niin työlästä, että siirrosta luovutaan. ProSales on kuitenkin suunniteltu niin, että toimitettujen tuotteiden rekisteri on rakenteeltaan mahdollisimman paljon tavanomaisia taloushallinnon ohjelmia muistuttava. Jos olemassa olevasta ohjelmasta on jotenkin mahdollisuus saada ostohistoriatietoja tuotua ulos, niin tällöin ne voidaan mahdollisesti tuoda markkinoinnin käyttöön ProSalesiin. Tämänlaisessa ratkaisussa tietojen ylläpito tapahtuu eräajotyyppisesti, eli ProSalesiin tehdään tuotehistorian päivitys esim. viikoittain. Online tyyppinen tietojen päivitys vaatisi hyvin tiukkaa integraatiota ohjelmien välillä. Käytännössä tällainen ratkaisu olisi varsin vaikea toteuttaa.

Taloushallinnon järjestelmässä saattaa olla melko paljonkin henkilötietoja. Valitettavasti henkilöt eivät vain useinkaan ole niitä, jotka varsinaisesti tekevät ostopäätöksiä. Tavallisesti asiakastietokantaprojekti aloitetaankin henkilöiden osalta tyhjästä. Projekti voidaan hyvin aloittaa siirtämällä taloushallinnon yritystiedot ProSalesiin ja jatkamalla tästä käsin tai ulkopuolisen osoitetoimittajan tiedoilla. Siirron jälkeen yritystiedot ovat varsin luokittelemattomia. ProSales sisältää erittäin hyvän tietojen tuontitoiminnon, jonka avulla yritystiedot voidaan täydentää ulkopuolisen osoitetoimittajan toimiala-, koko- ja liikevaihtoluokituksilla. Tässä yhteydessä kantaa voidaan täydentää potentiaalisilla asiakkailla ja päättäjillä.

Miten hallita taloushallinnon ja asiakastietokannan päällekkäinen päivitys

Kahden osaksi samaa tietoa sisältävän rekisterin yhtäaikainen käyttö aiheuttaa aina jonkinlaisen tietojen päivitysongelman. Eräs tapa ratkaista tämä on rajoittaa varsinaisten yritysasiakastietojen päivitys ainoastaan taloushallinnon ohjelmaan ja aina sopivin väliajoin päivittää osoitteenmuutokset ProSalesin puolelle. Asian tekee varsin helpoksi se, että yleensä kaikki taloushallinnon ohjelmat käyttävät asiakasnumeroa, joka toimii erinomaisena identifiointitietona tunnistettaessa yrityksiä. Muita potentiaaliyritystietoja käsitellään ProSalesissa aivan normaalisti. Mikään ei kuitenkaan estä keräämästä päättäjätietoja ProSalesin puolelle myös varsinaisiin asiakasyrityksiin. Tietojen päivittäminen taloushallinnosta ei muuta muita mahdollisia tietoja kuten henkilöitä, tehtäviä, kampanjamerkintöjä. Ainostaan esim. osoitetiedot päivitetään yrityksiin. Toinen vaihtoehto on pitää taloushallinto ja asiakastietokanta aivan erillään toisistaan. ProSalesin päivittämisen avuksi on useita menetelmiä, joista on kerrottu lisää täällä >>