ProSales markkinoinnin suunnittelussa,...
ProSales myyntiprosessin hallinnassa
ProSales projektityön ohjaukseen
Prosales yhdistystoiminnan hallintaan
ProSales koulutus- ja kurssitoiminnassa
ProSales myynninohjauksessa
ProSales koulutustoiminnan hallinnassa
Osoitteet vanhenevat
ProSales projektiluonteisessa myynnissä
ProSales resurssienhallinnassa
Meillä on rekkarit kunnossa
Suoramarkkinointi
ProSales viestinnän hallinnassa
o Soveltaminen > ProSales resurssienhallinnassa

ProSales resurssienhallinnassa

- Kokemuksia elävästä elämästä
- Mitä resursseilla ymmärretään?
- Resurssien liitokset
- Resurssien varaus ja käyttö
- Resurssien perustaminen ja ylläpito
- Resurssien ja niiden käytön valvonta

Kokemuksia elävästä elämästä

Haluan kertoa aluksi aikaisempia kokemuksiani resurssien hallinnasta. Olin eräässä hyvinjohdetussa ja arvostetussa yrityksessä asiakaspalvelutehtävissä. Toiminta oli nopeatempoista. Meneillään olevat tehtävät usein keskeytyivät asiakkaiden soittaessaan ongelmistaan. Jotta palvelu olisi nopeaa ja joustavaa, saatoimme toimittaa asiakkaalle lainaksi lainalaitteen, kunnes asiakkaan oma saataisiin kuntoon. Toimitustapa vaihteli tilanteesta riippuen.

Inventaarion yhteydessä todettiin, että eräs noin 20 000 markkaa maksava lainalaite oli kadonnut. Sitä kyseltiin asiakkailta, tutkittiin lähetysluettelot ja työmääräykset läpi. Yritimme muistella, kuka oli viimeksi käsitellyt laitetta. Siihen asti asiakkaat olivat aina palauttaneet meidän laitteen saatuaan omansa. Kului vajaa puoli vuotta, kunnes eräs työntekijän veli löysi laitteen siihen kuuluneessa matkalaukussa keskellä metsää lähellä Hyvinkäätä. Laukussa olleista papereista selvisi, kenellä laite oli ollut lainassa.

Asiaa selvitellessämme kävi ilmi, että laukku oli varastettu asiakkaalta, ja varkaan huomatessa, että laukussa ei ollut mitään häntä kiinnostavaa, hän oli vienyt sen metsään, josta se sitten aikanaan löydettiin. Tässä on eräs esimerkki siitä, kuinka paljon vaivaa ja kustannuksia puutteellisesti hoidettu resurssien hallinta voi aiheuttaa.

Otan toisen esimerkin järjestelmämyynnistä, joka on minulle myös tuttu ympäristö. Myynnin jossakin vaiheessa joudutaan asiakkaalle viemään esittelylaitteisto koekäyttöön. Laitteisto saattaa käsittää useita erillisiä laitteita, välikaapeleita, antureita ja lisätarvikkeita, joita normaalisti säilytetään lattialla ja hyllyissä muiden esittelylaitteiden joukossa. Usein kävi niin, että esittelylaitteita kerättäessä joku laite tai välikaapeli oli kadonnut, eikä sen olinpaikasta ollut tietoa. Saattoi käydä myös niin, että joku tärkeä osa oli unohtunut lähettää, joka huomattiin vasta esittelyjärjestelmää esennettaessa.

Jos yritys on perustamassa laatujärjestelmää, monien muiden asioiden ohella myös resurssien hallinta ja siihen liittyvät prosessit on suunniteltava ja dokumentoitava. Laatuun liittyvissä asioissa ATK järjestelmät ovat erittäin käyttökelpoisia, jos ne eivät muodostu liian raskaiksi ja vaikeakäyttöisiksi. Helppokäyttöisyys on ehto, jotta käyttäjät hyväksyvät uuden menetelmän käyttöön.

Muita ongelmia olivat:

  • Eri järjestelmien laitteet menivät sekaisin puutteellisen ja hankalan valmistenumerovalvonnan vuoksi
  • Laitteiden varaaminen esittelyihin oli hankalaa kun ei ollut helposti saatavaa tietoa varaustilanteesta
  • Ihmisten mielissä syntyi päällekkäisiä varauksia, koska varausten dokumentointia ei ollut olemassa
  • Esittelylaitteet tahtoivat vanhentua, kun niiden ikää ei pystytty helposti seuraamaan
  • Asiallisten lähetysluetteloiden kirjoittaminen monia laitteita ja lisälaitteita sisältäville järjestelmille koettiin käsin vaivalloiseksi

Edelläkerrotut esimerkit osoittavat, kuinka hankalaksi, turhauttavaksi ja aikaavieväksi työ voi muodostua, jos käytettävissä ei ole sopivia menetelmiä ja välineitä asioiden hoitamiseksi. Kustannuksia syntyy virheistä ja tarpeettomasta ajankäytöstä. Oma työ koetaan tuottamattomaksi ja huonostitehdyksi, joka nakertaa motivaatiota. Kustannuksia voi lisätä myös kadonneet laitteet. Nämä kokemukset olivat kimmokkeena miettimään, voitaisiinko nämä asiat hoitaa sopivalla ohjelmalla mukavammin. Tästä syystä resurssienhallinta on liitetty osaksi ProSales -ohjelmaa.

Mitä resursseilla ymmärretään?

Resurssilla tarkoitetaan tässä yhteydessä materiaalista tai inhimillistä voimavaraa, jota voidaan varata, siirrellä ja käyttää edistämään tavoitteen saavuttamista. Käytännön työelämässä näitä ovat:

  • Erikoistyötilat kuten neuvotteluhuoneet ja esittelytilat välineistöineen
  • Esittely- ja lainalaitteet
  • Erikoismittauslaitteet ja järjestelmät
  • Raskaammat työkalut kuten kompressorit, nosturit ja erikoisporat terineen
  • Autot
  • Inhimillisinä resursseina esimiehet ja erikoisalojen asiantuntijat

Myynnissä myyntimies on resurssimanageri, joka varaa ja käyttää yrityksen resursseja kaupan saamiseksi. Laiteresursseista voidaan usein muodostaa myös rakenteita. Esimerkiksi mittalaitteeseen saattaa kuulua joukko kalliita valmistenumerollisia tuntoelimiä ja kirjoitin. Lisäksi mukana tulee aina olla tarvikkeita, kuten kirjoittimen paperia, mustekasetteja ja välijohtoja.

Joskus saattaa tilanne olla sellainen, että mittalaitevarastossa on suuri joukko erilaisia mittalaitteita ja niihin liittyviä tarvikkeita, joista tapauskohtaisesti kootaan mittausvälineistö, joka soveltuu senhetkiseen tarpeeseen. Tiedossa on siis joukko erilaisia mittaustarpeita tai sovelluksia, joissa tarvitaan etukäteen tiedossa oleva valikoima mittauslaitteita. Jos resurssienhallintaohjelmalla voidaan etukäteen rakentaa kaikki tiedossa olevat mittauskitit, on niiden fyysinen varaaminen, kokoaminen ja lähetedokumenttien tulostaminen helppoa.

Resurssien liitokset

Jos resurssienhallinta on osa laajempaa markkinoinnin ja myynnin järjestelmää, tuo se tullessaan useita etuja. Kaikki resurssin käsittelyyn liittyvät tiedot ovat samassa tietokannassa. Näitä liitostieoja ovat:

  • Asiakkaat, joille resurssi on annettu käyttöön tai joihin se liittyy
  • Resurssin käytöstä vastaava omassa yrityksessä
  • Resurssin kunnosspidosta ja luovutuksesta vastaava
  • Tehtävä, johon resurssin käyttö liittyy
  • Projekti, johon resurssin käyttö liittyy

ProSales:sa resursseja varten on olemassa oma taulu, joka voidaan liittää moniin muihin tauluihin. Omaan tauluun on päädytty sen vuoksi, koska erilaisia tietoja on paljon ja ne eroavat tavanomaisista tuoterekisterin tiedoista. Resurssien varaus on tehtäväikkunan yhteydessä, koska varaustapa on hyvin samantapainen, kuin tehtävien ja henkilöresurssien varaaminen. Henkilövarauksella tarkoitetaan tehtävään osallistumista. Resurssivarauksissa voidaan hyödyntää myös kalenteritoimintoja. Hyvin usein resurssin käyttöön liittyy myös tehtävä resurssin käyttäjälle.

Resurssien varaus ja käyttö

Koska samassa järjestelmässä voidaan hallita monenlaisia resursseja, voi käyttäjäkuntakin olla hyvin moninainen. Johtajat ja sihteerit varaavat neuvotteluhuoneita, myyjät esittelylaitteita, asiakaspalvelu lainalaitteita ja työkaluja. Tilaustenkäsittelijä ja varastonhoitaja mahdollisesti ylläpitävät laitekantaa. Kaikilla, jotka ovat kirjattu ProSale:iin käyttäjiksi, on pääsy resursseihin. Tavalliset käyttöön liittyvät toimet ovat seuraavia:

  • Varauksien tarkastelu ja selailu listoina tai kalenterinäkymänä
  • Neuvottelutilan varaus, jonka yhteydessä avataan tehtävä itselle ja oman yrityksen osallistujille
  • Laitteen varaus itselle, lähetettäväksi asiakkaalle tai liitettäväksi meneillään olevalle projektille
  • Laitelistojen tulostaminen lähetysluettelon liitteeksi
  • Tarvittaessa tehtävän avaaminen tai sähköpostin laukaiseminen resurssivastaavalle
  • Palautus

Resurssien perustaminen ja ylläpito

ProSales:sa resurssit voidaan jakaa ryhmiin esimerkiksi neuvotteluhuoneet, esittelylaitteet, lainalaitteet ja työkalut. Osa resursseista voi olla sellaisia, että niiden käyttöä ja käyttöaikoja täytyy seurata, jotta ne tulisivat aikanaan huollettua. Osa täytyy kenties huollattaa yrityksen ulkopuolella, jolloin toimittaja on tiedettävä. Jos samanlaisia laitteita on paljon, täytyy niille antaa ja tulostaa tunnukset ja liimata laitteiden kylkeen, jotta ne erotetaan helposti toisistaan. Resurssia säilytetään mahdollisesti kokonaan eri paikassa, missä yritys itse sijaitsee. Jotta varastojen arvot voidaan tulostaa, täytyy tietojen sisältää myös hankintahinnat ja sen hetkiset arvot.

Kaikkia kenttiä ei tietenkään tarvitse käyttää kaikissa resurssityypeissä. Niinkuin jo edellä viitattiin, resursseista on mahdollista muodostaa kittejä erilaisiin käyttötarkoituksiin. Tällöin resurssin varaaja vain ilmoittaa, että hän haluaa kitin tähän ja tähän tarkoitukseen, jolloin järjestelmä muodostaa listan tarkoitukseen sopivista laitteista, joka sitten voidaan varata ja kerätä hyllyistä sekä tulostaa laitelista lähetteen liitteeksi jos on tarpeen. Järjestelmäresurssien rakenteita on helppo tarkastella graafisina puurakenteina. Kaksoispainaltamalla jotain kuvaketta, resurssi-ikkuna avautuu sisältäen kyseessäolevan resurssin yksityiskohtaiset tiedot.

Resurssien ja niiden käytön valvonta

Yritysjohto on kiinnostunut yrityksessään kaikesta, joka tuo ja kuluttaa rahaa, eikä resurssitkaan ole poikkeus. Johdonmukainen taulurakenne ja ProSales:n erinomaiset hakuominaisuudet antaa mahdollisuuden erittäin monipuolisiin resursseja koskeviin raportteihin. Tavallisimmat laskennalliset tiedot, kuten käyttökerrat ja käyttöaste, ovat näkyvissä resurssi-ikkunan laskentasivulla. Yritysjohto saattaa olla kiinnostunut ja kysyy seuraavia asioita, jotka ProSales II voi kertoa.

  • Mikä on resurssien käyttöaste
  • Laiteluettelo kuusi kuukautta vanhemmista laitteista
  • Resurssien käyttö henkilötasolla
  • Voitettujen ja hävittyjen projektienarvo, joissa resursseja on käytetty

Erilaisten tarkastelukulmien avulla yritysjohto voi tehdä päätelmiä resurssien hyödyllisyydestä. Jos jotain esittelylaitetta ei käytetä, vaikka myyjät sitä haluavat, raportit saattavat osoittaa, ettei sitä kannata vähään aikaan pitää.

(c) Business DataBases Oy