ProSales koulutustoiminnan hallinnassa

- Yleistä
- Koulutuksen suunnittelu, koulutusohjelmien ja materiaalin tuottaminen:
- Koulutuspalvelujen markkinointi ja myynti
- Kurssi-ilmoittautumisien vastaanotto ja syöttö
- Koulutuspalvelun toimittaminen
- Kurssipalautteet ja niiden analysointi
- Intra- ja ekstranetin luomat mahdollisuudet koulutuksen hallinnoimiseksi

Yleistä

Teknologian kehittymien sekä maantieteellisten ja tietoliikenneyhteyksien parantuminen on aiheuttanut sen, että eri asioihin liittyvä tietämys on lisääntynyt valtavasti. Koulutuksen demokratisoituminen on vaikuttanut siihen, että maailmassa on tällä hetkellä enemmän ihmisiä, joilla on mahdollisuus ilmaista ja käyttää omaa lahjakkuuttaan. Tekniset innovaatiot ja systemaattinen kehitystyö muuttavat kiihtyvällä nopeudella maailmaa ja ihmisten työtä ja elämää yleensäkin. Uuden sukupolven kyvykkäät yritysjohtajat muuttavat maailmaa, johon melkein jokainen joutuu sopeutumaan, tahtoi tai ei. Ihmisten kannalta katsoen tällä kehityksellä on valo ja varjopuolensa. Monille tämä kehitys tarjoa suuria haasteita, toisille sopeutuminen tuottaa suuria vaikeuksia.

Jatkuva kouluttautuminen on eräs tapaa sopeutua tähän nopeasti muuttuvaan maailmaan. Tästä syystä koulutus on eräs nopeasti kasvava liiketoiminta-alue, jossa tavat ja menetelmät kehittyvät jatkuvasti jotta:

• koulutus tavoittaisi oikeat henkilöt asuinpaikasta riippumatta
• koulutusohjelmat vastaisivat tarvetta
• koulutuksen laatu ja sisältö olisivat kritiikin kestäviä
• markkinointi ja tiedottaminen tavoittaisi oikeat kohderyhmät
• koulutustapahtuma ja opetus olisi tehokasta ottaen huomioon erilaiset tavat omaksua asioita
• palautteiden avulla laatua voitaisiin jatkuvasti parantaa

Jos puhumme ammatillisia valmiuksia lisäävästä aikuiskoulutuksesta, koulutusta antavat mm:

• Yliopistot ja korkeakoulut
• Ammattikorkeakoulut
• Kansanopistot
• Erikoisliitot ja yhdistykset
• Valtion ja kunnan viranomaiset
• Koulutus- ja konsultointiyritykset
• Laite- ja järjestelmätoimittajat

Suuri osa koulutuksesta annetaan kurssimuotoisena luokkaopetuksena, joka kestää päivästä muutamaan päivään. Osassa koulutus hajautetaan pitemmälle aikavälille.

Aikaisemmin etäopetus tapahtui kirjeitten välityksellä, mutta nyt internetin käyttö on muodostunut merkittäväksi mahdollisuudeksi. Opiskelumateriaali, koekysymykset ja -vastaukset vaihdetaan elektronisessa muodossa. Varsinainen interaktiivinen ATK avusteinen opetus kehittyy hitaammin, koska traditioita ei ole, ja ohjelmien tekeminen kysyy aikaa ja rahaa.

Tähän asti olen käsitellyt koulukseen liittyviä kysymyksiä hyvin yleisellä tasolla, jotta hahmottaisimme, minkälaisia näkökohtia koulutuspalvelujen tuottamiseen ja markkinointiin liittyy. Vähäistenkin tietojen perusteella voimme aavistaa, että tietotekniikan osuus näissä prosesseissa tulee lisääntymään. Tästä syystä on mielenkiintoista hieman tarkastella koulutukseen liittyviä prosesseja ja tietotekniikan käyttömahdollisuuksia toiminnan tehostamisessa ja palvelun laadun parantamisessa.

ProSales on laaja ohjelmakokonaisuus, jonka useimpia toimintoja voidaan soveltaa normaalin markkinoinnin ja myynnin lisäksi koulutuksen hallintaan. Tutkiessamme koulutukseen liittyviä prosesseja, tarkastelemme samalla ProSales II:n mahdollisuuksia systematisoida niitä tuottavuuden ja laadun parantamiseksi. Seuraavassa tarkastelemme näitä prosesseja ja osaprosesseja lähemmin.

Koulutuksen suunnittelu, koulutusohjelmien ja materiaalin tuottaminen:

• Tarvekartoitus ja markkinatutkimus
• Ideointi
• Lähdemateriaalin kokoaminen ja järjestely
• Kustannusarvio
• Opetusmateriaalin kirjoittaminen
• Visuaalisen materiaalin tuottaminen kalvoina tai multimediamuodossa
• Käytännän harjoittelussa tarvittavien resurssien varaaminen ja niiden käyttötavan suunnittelu
• Koulutuksen tai koulutustapahtuman tuotteistaminen, paketointi ja hinnoittelu
• Kehittämiskustannusten seuranta

Tarvekartoitusta tehtäessä tarvitsemme tietoa markkinoista ja asiakkaista. Tämä edellyttää tietenkin kunnossa olevaa asiakastietokantaa, jossa tiedot on luokiteltu tarkoituksenmukaisesti asiakaskannan tutkimiseksi ja markkinoiden arvioimiseksi. Tarvekartoitus voidaan tehdä rajatulle asiakasryhmälle esimerkiksi kyselytutkimuksen avulla, johon ProSales antaa erinomaiset mahdollisuudet. Kyselysarjojen tekeminen on yksinkertaista, vastausten syöttäminen helppoa ja ristiintaulukoinnilla vastaukset voidaan vaivattomasti analysoida.

Koulutuksen suunnittelulle voidaan avata projekti, jolla sidotaan yhteen kaikki suunnitteluun liittyvä aktiviteetti ja dokumentointi. Ajankäyttö kustannuksien seuraamiseksi voidaan syöttää tehtäväkohtaisesti tai kirjanpitoa voidaan pitää projekti-ikkunan lisätietosivulla.

Suunnitteluun liittyvä ja kerätty lähdemateriaali voidaan alkuvaiheessa liittää projektiin. Kun koulutuspaketti on tuotteistettu ja se on viety tuoterekisteriin tuotteena, kaikki siihen liittyvä varsinainen koulutus- ja taustamateriaali voidaan liittää tähän tuotteeseen. Näin kaikki lähdemateriaalikin on tarvittaessa käytettävissä. Dokumentit voivat olla joko tiedostoissa tai hyllyssä .

Koulutuksen tuotteistaminen tarkoittaa sitä, että tuotteella on tuotetunnus, hinta ja esite, jossa kuvataan koulutuksen sisältö, ajankohdat ja kohderyhmät. Lisäksi tarvitaan oppilaan ja opettajan materiaali, koekysymykset sekä tapa, millä oppilas vastaa ja miten vastaukset tarkistetaan. Koulutuksen edelleen kehittämiseksi on laadittava palautelomakkeet ja suunnitelma palautteiden syöttämiseksi ja analysoimiseksi.

Jos tuote on esimerkiksi kurssimuotoinen koulutustilaisuus, joka järjestetään toistuvasti, ja siihen mahtuu rajoitettu määrä osallistujia, tuotetunnus voi sisältää muun tiedon lisäksi tiedon ajankohdasta, joilla eri aikoina pidetyt samanlaiset kurssi voidaan erottaa toisistaan. Tuotteet varastoidaan tuoterekisteriin ja kunkin kurssin alkusaldo on sama kuin maksimi osallistujamäärä.

Suurin osa koulutustilaisuuksista tarvitsee jonkinlaisia resursseja, jotka täytyy varata, kun koulutusajankohdat on lyöty lukkoon. Näitä ovat koulutustilat ja niihin kuuluva välineistö. Näiden lisäksi saatetaan tarvita harjoittelulaitteita, jotka on varattava hyvissä ajoin etukäteen. ProSales II:ssa on kiinteästi tehtävien varaukseen liittyvä resurssien varausmahdollisuus. Resursseja ja niihin liittyviä aliresursseja varten on erityinen ikkuna, josta resurssin käyttöä voidaan monipuolisesti seurata.

Koulutuspalvelujen markkinointi ja myynti

• Kohdeasiakkaiden etsiminen ja segmentointi
• Koulutuspalveluista tiedottaminen
• Myynti

Kouluttavalla yrityksellä tai laitoksella on usein jonkinlainen rekisteri asiakkaistaan ja erilaisiin koulutuksiin osallistuneista. Useinkaan näiden rekisterien suunnittelussa ja käyttöönotossa ei ole otettu huomioon markkinoinnillisia näkökohtia. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakasrekisteriä ei voida helposti päivittää uusilla prospekteilla, segmentointimahdollisuudet ovat puutteellisia ja asiakkaita ei voida helposti hakea aikaisemmin käytyjen kurssien perusteella.

Koulutuspalveluista tiedottamiseen käytetään tavallisesti kurssikalenteria yleismainoksena, joka postitetaan suurelle joukolle asiakkaita. Tämänlaisen markkinoinnin lisäksi tai sijaan voidaan tehdä segmentoitua mainointaa, jossa asiakkaat haetaan kannasta aikaisemmin käytyjen kurssien perusteella. ProSales II antaa mahdollisuuden kaikkein vaativimpienkin suoramarkkinointikampanjoiden toteuttamiseen. Näitä asioita on perusteellisemmin käsitelty foorumin markkinointiin liittyvissä artikkeleissa.

Lehtimainonta tavoittaa suuren joukon mahdollisia asiakkaita, mutta sen huomioarvo ei välttämättä ole kovin suuri ja sitäpaitsi se ei ole jatkuvasti esillä, ellei sitä revitä lehdestä irti ja tallenneta johonkin. Hienostuneempi ja paljon mahdollisuuksia antava tapa on käyttää internettiä sen interaktiivisten ominaisuuksien vuoksi.

Koska kilpailu myös koulutusalalla on kovaa, varsinkin kalliit, ammattitaitoa vaativat ja lisäävät kurssit täytyy aktiivisesti myydä. Osan myynnistä tekee laitemyyjät, jotka myyvät laitteen ohessa myös koulutuksen. Varsinaiset koulutusmyyjät tekevät usein työtään yritysten johtotasolla tarjoamalla tuotteitaan suurempina paketteina. Myynti on useimmiten tyypillistä projektiluonteista myyntiä, jossa ei välttämättä käsitellä yksittäisiä koulutustuotteita. Myytävänä tuotteena on koulutuksen puitesopimus, johon sisällytetään tiettyjä tuotteita yrityksen henkilöstön kouluttamiseksi, mutta tarkat määrät jäävät avoimeksi. Sen sijaan neuvotellaan sopimuksen kokonaisrahamäärästä sekä tuotekohtaisista alennuksista. ProSales:n soveltamisesta projektiluonteiseen myyntiin on kerrottu toisaalla foorumissa.

ProSales:n sopimushallintatoiminta antaa mahdollisuuden esimerkiksi seuraavanlaiseen käytäntöön. Kun kauppa päätetään ja asiakkaan kanssa tehdään koulutussopimus, asiakas tavallisesti saa käyttämänsä kurssit nimellishintoja halvemmalla. Osa tuotteista voidaan määritellä ns. setelituotteiksi, jolloin koulutustilaisuuden. hinta voidaan määritellä myös seteleinä. Esimerkiksi yksi kurssipäivä maksaa yhden setelin, jonka markka-arvo neuvotellaan asiakaskohtaisesti. Osa tuotteista voi olla alennustuotteita, joille asiakaskohtaisesti myönnetään esim. 30% alennus. Sopimukseen syötetään myös sopimuksen arvo markkoina.

Sopimus voi kattaa useampia toimipisteitä, joka tarkoittaa sitä, että kaikista näistä toimipisteistä ilmoittautuvat henkilöt saavat sopimuksessa määritetyn alennuksen. Kun henkilö ilmoittautuu kurssille, ohjelma kysyy, mitä sopimusta sovelletaan ja ottaa automaattisesti alennukset huomioon. Lisäksi ohjelma vähentää käyttämätöntä saldoa näyttäen kuinka paljon koulutusrahaa on vielä jäljellä.

Kurssi-ilmoittautumisien vastaanotto ja syöttö

Kurssille ilmoittautumiset tulevat kurssisihteerille yleensä puhelimitse, faksilla tai sähköpostilla. Ilmoittautumisia syötettäessä tarvitaan usein seuraavia tietoja:

• Yrityksen nimi
• Osallistujan nimi
• Kurssille ilmoittajan nimi
• Kurssin tunnus, johon ilmoittautuu
• Henkilö, jolle lasku osoitetaan
• Mahdollinen koulutussopimus
• Erikoistoivomukset esim. allergioiden suhteen

Jos kursseja ja ilmoittautumisia on paljon, edustaa se melkoisen suurta vuodesta toiseen jatkuvaa työmäärää. Jos tämä vaihe saadaan helpoksi ja virheettömäksi, jää siitä enemmän aikaa muuhun koulutuksen hallinnointiin, kuten etukäteismateriaalin ja kurssivahvistuksien lähettämiseen.

ProSales kannassa kurssit ovat varastoitavina tuotenimikkeinä. Yksi kappale tuotetta edustaa yhtä kurssipaikkaa. Jos ilmoittautujan nimi ei ole asiakaskannassa, se syötetään sinne. Muussa tapauksessa vain avataan yritys- ja henkilöikkuna ja tarkistetaan tiedot. Kurssi-ilmoittautumisia varten ProSales ohjelmaan on suunniteltu erikoissyöttöikkuna, jonka avulla hallittavissa kaikki tarvittavat tiedot. Jos esimerkiksi ilmoittautujan yrityksen kanssa on tehty yksi tai useampia koulutussopimuksia, tarjoaa ohjelma niitä automaattisesti valittaviksi.

ProSales hinnoittelee kurssin sopimusta vastaavaksi ja vähentää sopimuksen saldoa. Ohjelman avulla on helppo erotella osallistuja, ilmoittaja ja laskunmaksaja. Kaikki ilmoittautumiseen liittyvät asiat on jäljitettävissä myös jälkikäteen. Etukäteismateriaalit voidaan hakujen perusteella lähettää osallistujille, kurssiarvostelut esimiehille ja laskut maksajiksi ilmoitetuille henkilöille.

Koulutuspalvelun toimittaminen

Koulutuspalvelun toimittamiseen liittyy tavallisesti seuraavia asioita:

• Osallistumivahvistusten ja etukäteismateriaalin lähettäminen
• Kurssimateriaalin tulostaminen, monistaminen ja kansioiminen
• Osaanottajalistojen tulostaminen ja liittäminen koulutuskansioihin
• Nimelliset rintalaput ja pöytäkyltit
• Kurssipalautelomakkeiden tulostaminen ja liittäminen koulutuskansioihin
• Osallistumistodistuksien tulostaminen
• Tulosteet laskutusta varten

Kaikki edellämainitut tehtävät voidaan hoitaa nk. rajaavaa hakua ja siihen liittyviä tulostuksia hyväksikäyttäen. Kaikki itse koulutukseen liittyvä materiaali voidaan pitää tuotteeseen liitettynä teksti- tai kuvatiedostoina, jolloin ne on aina helppo tarvittaessa löytää, tulostaa ja kopioida.

Kurssipalautteet ja niiden analysointi

ProSales:sa on erityinen tapahtumanhallintatoiminto, joka alunpitäen oli tarkoitettu markkinointikampanjan hallintaan. Toimintoa on kehitetty niin, että nykyisellään se soveltuu hyvinkin monipuoliseen yrityksen ja asiakkaan väliseen kaksisuuntaiseen viestintään, kuten kyselytutkimuksiin ja järjestelmälliseen palautteiden vastaanottamiseen ja käsittelyyn.

ProSales:iin perustettu kurssitapahtuma sitoo toisiinsa kurssit ja niistä saatavat palautteet. Tapahtuman yhteyteen voidaan laatia monipuolisia kyselysarjoja, joihin oppilaat saavat vastata. Palautteet analysoidaan ristiintaulukointitoiminnolla ja siirretään haluttaessa taulukkolaskentaohjelmaan. Analysoitavaksi voidaan ottaa yhden kurssin palautteet tai analyysia voidaan laajentaa käsittämään useampiakin kursseja samanaikaisesti.

Intra- ja ekstranetin luomat mahdollisuudet koulutuksen hallinnoimiseksi

ProSales II:ssa on suuri joukko tauluja ja jokaisessa taulussa paljon kenttiä. Suuri kenttien määrä selittyy sillä, että ohjelma ja siihen liittyvä tietokanta on tarkoitettu tietovarastoksi, jota voidaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti erityyppisissä sovelluksissa. Tietovaraston hyödyntäminen riippuu täysin siitä, kuinka tehokkaat hakumenetelmät ovat käytettävissä. ProSales II:ssa tietoja voidaan hakea erittäin helposti ja monipuolisesti ja hakuehtoina voi olla melkein minkä hyvänsä kentän arvo tai arvojen yhdistelmä. Tämä ei ole normaalisti käytännössä mahdollista, jos haut jouduttaisiin kirjoittamaan SQL-lausekkeina.

Koulutussovellusta voidaan kehittää edelleen tekemällä käyttäjäliityntöjä tietokantaan WWW selaintekniikkaa hyväksikäyttäen. Kannan tietoja voidaan hallitusti muuttaa tai katsella selaimen avulla, jossa ei ole näkyvissä mitään ylimääräisiä kenttiä. Asiakkaalla voi olla mahdollisuus selata kursseja ja niiden varaustilannetta sekä halutessaan ilmoittautua kurssille. Hän voi antaa kurssipalautteet suoraan kantaa. Suuryrityksen johtohenkilö voi selata henkilökuntansa koulutustilannetta, tarkastella annettuja palautteita ja katsoa sopimuksen saldoja. Koska tietokannan rakenne on joustava ja monipuolinen, sovelluksen lisäpiirteiden aikaansaamiseksi riittää usein selainikkunan tekeminen ja logiikan ohjelmointi palvelimeen. ProSales II käyttää WWW-ratkaisuissa modernia nk. DCOM monitasoarkkitehtuuria, jossa WWW-sivujen äly sijoitetaan kokonaan palvelimelle. ProSales WWW-ratkaisut vaativat Microsoft NT 4.0:n.