Osoitteet vanhenevat

Syyt

Suurin ongelma asiakastietokannan hoidossa on vanhentuneiden tietojen päivittäminen. Yleisimmät asiat, jotka saattava aiheuttaa päivitystarpeen rekisteriin:

• Yritys lopettaa toimintansa
• Yritys muuttaa
• Yritys siirtyy käyttämään erilaista osoitejärjestelmää
• Yritys fuusioituu toiseen yritykseen
• Yritys muuttaa nimensä
• Yritys muuttaa toimialaansa ratkaisevasti
• Yritykseen tulee uusia tärkeitä henkilöitä
• Yrityksestä poistuu henkilöitä
• Yrityksen henkilöt siirtyvät yrityksen sisällä eri toimipisteisiin
• Yrityksen henkilön toimenkuva muuttuu ratkaisevasti

Kaikkiin näihin asioihin liittyy tiettyjä ongelmia rekisterin ylläpitäjän kannalta.

Yritys lopettaa toimintansa

Kun yritys lopettaa toimintansa niin useimmiten ainoa keino on saada se selville osoitepalautuksien myötä. Postin I-palvelun kautta on mahdollista saada luettelo kaikista yrityksistä, joiden osoitetietoja ei enää pystytty löytämään. Tieto voidaan toimittaa paperilistoina tai elektronisessa muodossa sähköpostilla tai disketillä. I-palvelun voi ottaa lähetyskohtaisesti tai jatkuvana palveluna. Poistolistat koskevat ainoastaan kyseistä lähetystä. Ilman I-palvelua joukkokirjeet ja lehdet eivät ikinä palaa lähettäjälle, vaikka vastaanottajaa ei tavoitettaisi.

Ulkopuolisen osoitetoimittajan rekisteristä poistuneet voidaan havaita lähinnä käyttämällä päivitystekniikkaa hieman nurinkurisesti. Eli ajetaan omaan kantaan merkintä kaikista yrityksistä, jotka osoitetoimittajalta löytyy. Tämän jälkeen haetaan kaikki, joihin ei ole tullut merkintää ja poistetaan ne tarvittaessa. Tämä menetelmä vaatii, että ProSalesin käyttäjällä on esimerkiksi SalesLeads-rekisteri kokonaisuudessaan käytössä, jolloin poistotarkistus tehdään ajamalla päivitysmerkinnät mahdollisimman suuresta massasta omaa kantaa vasten, jolloin todennäköisesti kaikki joihin ei tullut päivitysmerkintää ovat todella poistuneet. Tämä menettely on tosin varsin risikialtis, joten kirjoittajana en sitä välttämättä suosittele.

Yksi vaihtoehto on vain jättäytyä postin perinteisen tiedottamisen varaan. Eli aina kun vastaanottajaa ei löydetä niin posti kuitenkin palauttaa lähetyksen. Tämä ei kuitenkaan päde joukkokirjeillä ja lehdillä. Joten menettely on varsin epämääräinen eikä käy ammattimaiseen rekisterinhoitoon.

Yrityksen muuttaminen

Yrityksille suunnattuihin lähetyksiin kannattaa liittää mahdollisuus oikaista osoitetietoja faxin, tavallisen postin, sähköpostin tai Internetin kautta. Lisäksi voidaan käyttää postin palautuspalvelua, jolloin asiakas voi antaa osoitteenmuutoksen postin kautta ilman postimaksua. Jos vastaanottaja saadaan antamaan palautetta osoitteenmuutoksen takia niin tällöin olisi tietysti hyvä tilaisuus kysyä hieman enemmänkin. Osoitteenmuutoslipukkeeseen voi hyvinkin yhdistää muutaman kysymyksen vastaanottajan kiinnostuksen kohteista. Askel kohti asiakasdialogia on otettu. Vastaanottaja tuntee, että hänet huomioidaan asiallisesti myös markkinointiviestinnän kannalta.

Postin I-palvelu tarjoaa myös palvelun, joka tiedottaa listoina tai elektronisesti muuttuneista osoitetiedoista. Posti veloittaa palvelusta päivityksien määrään perusteella. Eli mitä huonommassa kunnossa kanta on niin sitä enemmän I-palvelun käyttö tietysti maksaa. Postin I-palvelu käy myös monitoimipaikkaisten yritysten päivittämiseen, koska lähetykseen voidaan liittää täysin yksilöivä tunniste yrityksen tunnistamiseksi päivityksen yhteydessä.

Yksitoimipaikkaisten yritysten päivitys voidaan kohtuullisen luotettavasti tehdä ulkopuolisen osoitelähteen tietojen perusteella. Monitoimipaikkaisen toimipisteen osoitteenmuutos on erittäin vaikea päätellä, jos kantaan ei ole ajettu ns. ID-päivitystä käytettävästä osoitelähteestä. ID-Pävityksellä tarkoitetaan, että lähettäjän tietokannasta pyritään löytämään vastaparit osoitetoimittajan kantaan nähden. ID-päivitys on periaatteessa helppo toimenpide, jos lähettäjän tietokanta olisi erittäin hyvässä kunnossa. Koska näin ei lultavasti ole, niin parivertailu on kahdesta syystä varsin vaikea tehdä: yrityksen kirjoitusasu voi olla väärä tai se on muuttunut tai osoitetiedot ovat väärin tai niiden kirjoitusasu on erilainen. Täydellinen ID-parivertailu joudutaan tekemään usean tekijän mukaan. Tosin osalle yrityksiä ei löydetä pareja kuitenkaan. Parivertailu tehdään yleensä jonkin osoitetoimittajan toimesta. Parivertailun jälkeen päivitystyö saadaan sujumaan varsin helposti, koska kaikki muutokset ulkopuoliselta osoitetoimittajalta perustuvat ID-numeroon. Tosin mitä suurempi osa rekisteristä halutaan kattaa ID-merkinnällä, niin sitä kalliimmaksi työ tulee koska vaikeat tapaukset joudutaan käsittelemään täysin käsityönä. Pienet yritykset voidaan kohtuullisella menestyksellä päivittää ilman parivertailua koska todennäköisesti niillä on ainoastaan yksi osoite. ProSales III tukee myös ilman ID-numeroa tapahtuvaa päivitystä.

Osoitejärjestelmän muuttuminen

Varsinkin suuret yritykset ovat vaivanneet rekisterinpitäjää uusilla ''yhtenäisillä'' osoitteilla. Yritykset ovat ottaneet esimerkiksi osastokohtaisia postilokeronumeroita tai ne ovat perustaneet muutaman keskitetyn postiosoitteen, jonta kautta posti kulkee koko organisaation eri osiin. Tavallisesti lähi- ja postiosoite kulkevat ainakin jossain määrin samaa tahtia. Uusien osoitejärjestelmien vuoksi rekisterinpäivittäjä saattaa joutua muuttamaan jopa toimipisteiden rakenteita. Pääsääntöisesti esim. ProSalesiin uusi toimipiste perustetaan aina kun fyysinen ja/tai postiosoite on eri mikä kannassa olevien toimipisteiden on (ei tietystikään, jos on samasta toimipisteestä kyse). Olemme pyrkineet helpottamaan tilannetta mm. henkilöiden siirron avulla, jolla voidaan helposti siirtää henkilöitä eri toimipisteiden välillä. Asetuksilla voidaan määrittää mitkä liitos tiedot siirtyvät henkilön mukana.

Yritys fuusioituu

Ei ole mitenkään epätavallista, että yritykset ostavat kokonaan tai osittain toisiaan. Fuusioden päivittäminen on varsin hankalaa ja useinkin tieto saadaankin vasta vastaaottajalta itseltään. Fuusioitumiset voi kuitenkin tehdä varsin helposti ProSalesin henkilöiden siirron avulla.

Yritys muuttaa nimensä

Yrityksen nimenmuutokset ovat varsin hankalia hallita, koska tärkein tekijä, jolla yritys pystytään tunnistamaan muuttuu. Nimenmuutokset ovat erittäin helppoja pävittää, jos on ID-parivertailu on jossain vaiheessa tehty.

Henkilö vaihtaa työpaikkaa

Tässä vaihtoehdossa ei ole varsinaisesti kyse yrityksen osoitteen muuttumisesta, vaan osoitteen muuttumisesta henkilön kannalta. Eniten ongelmia ehkä aiheutuu siitä, että henkilö saattaa ilmestyä työpaikanvaihdoksen myötä uuteen yritykseen ja samaan aikaan jäädä vanhaan työpaikkaansa. Suurin osa rekisteriin syntyvistä "tuplista" syntyy juuri tämän mekanismin kautta. Kaikkein pahin tilanne on se, että hieman vanhentuneeseen rekisteriin lisätään ohjelmallisesti joukko uusia henkilönimiä tuoreesta rekisteristä. Tilanne aiheuttaa todennäköisesti lukuisia tuplia koska lennossa tehtävä vertailu ei luonnollisesti huomaa täysin "oudoissa" yrityksissä olevia henkilöitä, vaikka esim. ProSalesin tuonti-toiminto ei luo henkilöä yritykseen uudelleen. Tämä ongelma on huomioitu tuplatarkastus-toiminnallisuudessa, jossa voi rajata tarkistuksen koskemaan vain niitä yrityksiä ja henkilöitä, jotka ovat tulleet uutena tietokantaan. Tämä on yleensä välttämätöntä, jos ei haluta tarkastaa koko tietokantaa jokaisen erillisen tietokantatuonnin yhteydessä.

Varsinaiseen työpaikan vaihtamiseen on luonnollisesti ProSalesissa erityinen toiminnallisuus, jolla siirtäminen on vaivatonta eikä mitään tietoja tarvitse syöttää uudelleen, vaan linkitykset säilyvät siltä osin kuin se on järkevää.